GRATZA IMMOBILIEN

Datenschutzerklärung

Stand: September 2026

1. Allgemeine Hinweise

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten beim Besuch unserer Webseite, bei der Kontaktaufnahme mit uns, bei der Inanspruchnahme unserer Leistungen sowie bei der Nutzung unseres Kundenportals verarbeitet werden, zu welchen Zwecken dies erfolgt, auf welchen Rechtsgrundlagen die Verarbeitung beruht, aus welchen Quellen wir Daten gegebenenfalls erhalten und welche Rechte Ihnen zustehen.

Diese Datenschutzerklärung dient zugleich – soweit einschlägig – der Erfüllung unserer Informationspflichten gemäß Art. 13 und Art. 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Hierzu gehören beispielsweise Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, IP-Adresse, Vertragsdaten, Zahlungsdaten oder Angaben zu einer Immobilie.

Diese Datenschutzerklärung gilt insbesondere für:

• die Webseite von Gratza Immobilien,

• das Kundenportal von Gratza Immobilien,

• Kontakt- und Anfrageformulare,

• unsere Tätigkeiten in den Bereichen Immobilienvermittlung, Mietverwaltung beziehungsweise Hausverwaltung und Immobilienfotografie,

• die Verarbeitung personenbezogener Daten von Kunden, Eigentümern, Käufern, Verkäufern, Vermietern, Mietern, Mietinteressenten, Tippgebern, Geschäftspartnern und sonstigen Beteiligten,

• weitere zugehörige Unterseiten und Online-Funktionen, soweit dort auf diese Datenschutzerklärung verwiesen wird.

 

2. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist:

Gratza Immobilien
Inhaber: David Gratza
Wiesenstr. 4
52457 Aldenhoven
Deutschland

Telefon: +49 151 50152937
E-Mail: info@gratza-immobilien.de

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten entscheidet.

3. Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch der Webseite und des Kundenportals

Beim Aufruf unserer Webseite oder unseres Kundenportals werden durch den Webserver automatisch technische Informationen verarbeitet.

Hierzu können insbesondere gehören:

• aufgerufene Seite oder Datei,

• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,

• übertragene Datenmenge,

• Browsertyp und Browserversion,

• verwendetes Betriebssystem,

• Referrer-URL,

• IP-Adresse,

• anfragender Provider,

• Meldungen über erfolgreiche oder fehlerhafte Seitenaufrufe,

• sonstige technische Zugriffs- und Verbindungsdaten.

Die Verarbeitung erfolgt, um unsere Webseite und das Kundenportal technisch bereitzustellen, deren Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten, technische Fehler zu erkennen sowie missbräuchliche oder unbefugte Zugriffe abzuwehren und gegebenenfalls aufzuklären.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der sicheren, stabilen und technisch fehlerfreien Bereitstellung unseres Online-Angebots.

Soweit die Nutzung des Kundenportals der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags mit der betroffenen Person dient, ist zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO einschlägig.

Eine Zusammenführung technischer Zugriffsdaten mit anderen Datenquellen erfolgt grundsätzlich nicht, soweit dies nicht zur Fehleranalyse, Systemsicherheit, Aufklärung rechtswidriger Nutzung oder Dokumentation eines Sicherheitsvorfalls erforderlich ist.

Technische Protokolldaten werden gelöscht, sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Bei konkreten Sicherheitsvorfällen können die betreffenden Daten bis zur abschließenden Klärung des Vorfalls und, soweit erforderlich, darüber hinaus zur Durchsetzung oder Abwehr von Rechtsansprüchen gespeichert werden.

4. Kontaktaufnahme per Kontaktformular, E-Mail oder Telefon

Wenn Sie uns über ein Kontaktformular, per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur Kommunikation mit Ihnen.

Hierzu können insbesondere gehören:

• Vor- und Nachname,

• E-Mail-Adresse,

• Telefonnummer,

• Inhalt Ihrer Nachricht,

• Angaben zu Ihrer Immobilie,

• Angaben zu Ihrem Anliegen,

• von Ihnen übermittelte Unterlagen,

• Datum und Zeitpunkt der Kontaktaufnahme.

Soweit Ihre Anfrage auf den Abschluss eines Vertrags gerichtet ist, der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen dient oder ein bestehendes Vertragsverhältnis betrifft, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Bei sonstigen Anfragen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der sachgerechten Bearbeitung eingehender Anfragen und einer effizienten geschäftlichen Kommunikation.

Die von Ihnen übermittelten Daten werden gelöscht, sobald Ihre Anfrage abschließend bearbeitet wurde und keine vertraglichen, gesetzlichen oder sonstigen berechtigten Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

4.1 Kontaktformular und Datenschutzhinweis

Die im Kontaktformular als Pflichtfelder gekennzeichneten Angaben sind erforderlich, um Ihre Anfrage bearbeiten zu können. Freiwillige Angaben dienen insbesondere einer erleichterten Kontaktaufnahme oder einer besseren Bearbeitung Ihres Anliegens.

Die Kenntnisnahme dieser Datenschutzerklärung stellt keine Einwilligung in Datenverarbeitungen dar, die bereits zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, zur Vertragsdurchführung oder auf Grundlage eines berechtigten Interesses zulässig sind.

5. Kontaktaufnahme über WhatsApp

Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, freiwillig über WhatsApp mit uns Kontakt aufzunehmen.

Anbieter des Dienstes für Nutzer in der Europäischen Region ist:

WhatsApp Ireland Limited
Merrion Road
Dublin 4
D04 X2K5
Irland

Wenn Sie uns über WhatsApp kontaktieren, können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Telefonnummer,

• Profilname,

• Nachrichteninhalte,

• Datum und Uhrzeit der Kommunikation,

• von Ihnen übermittelte Bilder, Dokumente, Sprachaufnahmen und sonstige Dateien,

• technische Kommunikations- und Verbindungsdaten.

Soweit die Kommunikation zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder eines Vertrags mit Ihnen erfolgt, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

In sonstigen Fällen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in einer einfachen, schnellen und nutzerfreundlichen Kommunikation.

Die Nutzung von WhatsApp ist freiwillig. Sie können uns alternativ insbesondere per E-Mail oder Telefon kontaktieren.

Bitte übermitteln Sie über WhatsApp möglichst keine besonders sensiblen oder besonders schutzbedürftigen Informationen, insbesondere keine Gesundheitsdaten, vollständigen Bankunterlagen, Ausweiskopien oder sonstigen vertraulichen Unterlagen, sofern deren Übermittlung über diesen Kommunikationsweg nicht erforderlich ist.

Bei der Nutzung von WhatsApp verarbeitet WhatsApp personenbezogene Daten in eigener Verantwortung beziehungsweise – abhängig von der konkret eingesetzten Dienstfunktion – gegebenenfalls auch im Rahmen geschäftlicher Dienste. Auf die eigenständige Datenverarbeitung durch WhatsApp haben wir keinen vollständigen Einfluss.

WhatsApp arbeitet mit anderen Unternehmen der Meta-Unternehmensgruppe und Dienstleistern zusammen. Dabei können personenbezogene Daten auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden. Für Übermittlungen in Staaten ohne Angemessenheitsbeschluss werden nach Angaben von WhatsApp insbesondere von der Europäischen Kommission genehmigte Standardvertragsklauseln eingesetzt; soweit anwendbar können daneben anerkannte Angemessenheitsmechanismen genutzt werden.

Weitere Informationen zur eigenständigen Datenverarbeitung durch WhatsApp können der jeweils aktuellen Datenschutzrichtlinie von WhatsApp entnommen werden.

WhatsApp-Kommunikation wird von uns nur so lange gespeichert, wie dies zur Bearbeitung der jeweiligen Anfrage, zur Vertragsdurchführung, zur Dokumentation des Vorgangs oder zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.

Sie können jederzeit verlangen, dass die weitere Kommunikation über einen anderen Kommunikationsweg erfolgt.

6. Verarbeitung im Rahmen unserer Immobilienleistungen

Im Rahmen unserer Tätigkeiten in den Bereichen Immobilienvermittlung, Mietverwaltung beziehungsweise Hausverwaltung und Immobilienfotografie verarbeiten wir personenbezogene Daten, soweit dies für die Anbahnung, Durchführung und Abwicklung unserer Leistungen erforderlich ist.

Je nach Auftrag können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Stamm- und Kontaktdaten,

• Angaben von Eigentümern und Auftraggebern,

• Angaben von Verkäufern und Käufern,

• Angaben von Vermietern und Mietern,

• Angaben von Kauf- und Mietinteressenten,

• Angaben von Bevollmächtigten und sonstigen Beteiligten,

• Angaben zur jeweiligen Immobilie,

• Eigentums- und Objektinformationen,

• Vertrags- und Kommunikationsdaten,

• Besichtigungs- und Termindaten,

• Miet- und Nutzungsdaten,

• Zahlungs- und Abrechnungsdaten,

• Bankverbindungsdaten, soweit erforderlich,

• Objektunterlagen,

• Grundrisse,

• Fotografien,

• Video- und 360-Grad-Aufnahmen,

• Übergabe- und Abnahmeprotokolle,

• Betriebskosten- und Verwaltungsunterlagen,

• Informationen zu Schäden, Mängeln, Reparaturen und Instandhaltungsmaßnahmen,

• sonstige Informationen, die für die Durchführung des jeweiligen Auftrags erforderlich sind.

Soweit die betroffene Person selbst unser Vertragspartner ist oder auf deren Wunsch vorvertragliche Maßnahmen durchgeführt werden, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Soweit eine Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Soweit wir personenbezogene Daten anderer Personen verarbeiten und kein unmittelbares Vertragsverhältnis mit der betreffenden Person besteht, kann die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen. Unsere berechtigten Interessen beziehungsweise die berechtigten Interessen unserer Auftraggeber können insbesondere in der ordnungsgemäßen Verwaltung oder Vermarktung einer Immobilie, der Durchführung des jeweiligen Auftrags, einer effizienten Kommunikation, der Dokumentation von Vorgängen sowie der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen liegen.

6.1 Immobilienvermittlung

Im Zusammenhang mit dem Verkauf, Kauf, der Vermietung oder Anmietung von Immobilien verarbeiten wir die für den jeweiligen Vermittlungsvorgang erforderlichen personenbezogenen Daten.

Hierzu gehören je nach Vorgang insbesondere:

• Kontakt- und Stammdaten,

• Objektinformationen,

• Eigentumsinformationen,

• Vertragsdaten,

• Interessentenangaben,

• Kommunikations- und Termindaten,

• Angaben zur Vorbereitung oder Durchführung eines vermittelten Vertrags,

• gesetzlich erforderliche Identifizierungsdaten,

• abrechnungs- und provisionsbezogene Informationen.

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zur Bearbeitung von Vermittlungsaufträgen, Durchführung von Besichtigungen, Kommunikation zwischen den Beteiligten, Vorbereitung und Begleitung von Kauf- oder Mietvertragsabschlüssen sowie zur Abrechnung unserer Leistungen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung einen Vertrag mit der betroffenen Person oder vorvertragliche Maßnahmen betrifft.

Soweit Daten anderer Beteiligter verarbeitet werden, kann die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen.

Gesetzlich erforderliche Verarbeitungen erfolgen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

6.2 Gesetzliche Pflichten nach dem Geldwäschegesetz

Immobilienmakler gehören im gesetzlich bestimmten Umfang zu den Verpflichteten nach dem Geldwäschegesetz.

Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, sind wir verpflichtet, bestimmte Vertragspartner, auftretende Personen und gegebenenfalls wirtschaftlich Berechtigte zu identifizieren sowie die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben und Nachweise zu erheben, zu überprüfen, zu dokumentieren und aufzubewahren.

Hierzu können insbesondere gehören:

• Vor- und Nachname,

• Geburtsdatum,

• Geburtsort,

• Staatsangehörigkeit,

• Wohnanschrift,

• Art, Nummer und Angaben eines Identitätsdokuments,

• Angaben zu Vertretungsberechtigten,

• Angaben zu wirtschaftlich Berechtigten,

• Unternehmens- und Registerdaten,

• sonstige gesetzlich erforderliche Angaben und Nachweise.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den jeweils einschlägigen Vorschriften des Geldwäschegesetzes.

Soweit die gesetzlich erforderliche Identifizierung oder Mitwirkung nicht möglich ist, kann dies dazu führen, dass eine Geschäftsbeziehung oder ein betreffendes Rechtsgeschäft nicht aufgenommen, durchgeführt oder fortgesetzt werden darf.

Die betreffenden Daten und Nachweise werden entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen des Geldwäschegesetzes gespeichert.

6.3 Mietinteressenten

Im Rahmen der Vermietung verarbeiten wir personenbezogene Daten von Mietinteressenten nach dem Grundsatz der Datenminimierung und abhängig vom jeweiligen Stand des Vermietungsverfahrens.

Bei einer ersten Anfrage oder der Vereinbarung und Durchführung eines Besichtigungstermins können insbesondere verarbeitet werden:

• Name,

• Kontaktdaten,

• Angaben zur gewünschten Immobilie,

• Termin- und Kommunikationsdaten.

Soweit die Verarbeitung in dieser Phase nicht bereits vorvertraglichen Maßnahmen zuzuordnen ist, kann sie auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen. Das berechtigte Interesse besteht insbesondere in der Organisation und Durchführung des Vermietungs- und Besichtigungsverfahrens.

Erklärt eine Person konkret, eine bestimmte Immobilie anmieten zu wollen, können im für die Entscheidung über das Mietverhältnis erforderlichen Umfang weitere Angaben verarbeitet werden.

Die Verarbeitung kann in dieser Phase auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO gestützt werden, soweit sie zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Wunsch des Mietinteressenten erforderlich ist.

Es werden grundsätzlich nur solche Informationen erhoben, die für die jeweilige Phase des Vermietungsverfahrens erforderlich sind.

Kommt kein Mietverhältnis zustande, werden die betreffenden Interessentendaten gelöscht, sobald sie für den Vermietungszweck nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Pflichten oder berechtigten Interessen, insbesondere zur Dokumentation oder Verteidigung gegen Rechtsansprüche, eine weitere Speicherung rechtfertigen.

6.4 Mietverwaltung, Bestandsmieter und Art. 14 DSGVO

Im Rahmen der Übernahme und Durchführung einer Mietverwaltung erhalten wir personenbezogene Daten von Mietern, Bewohnern, Bevollmächtigten und anderen Beteiligten teilweise nicht unmittelbar von der betroffenen Person selbst.

Dieser Abschnitt dient insbesondere der Information gemäß Art. 14 DSGVO.

Kategorien der verarbeiteten Daten

Je nach Verwaltungsverhältnis können insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden:

• Vor- und Nachname,

• Anschrift,

• Telefonnummer,

• E-Mail-Adresse,

• Mietvertrags- und Nutzungsdaten,

• Angaben zur Wohnung oder sonstigen Mietfläche,

• Mietbeginn und gegebenenfalls Mietende,

• Miethöhe und sonstige Vertragsbestandteile,

• Zahlungs- und Abrechnungsdaten,

• Bankverbindungsdaten, soweit erforderlich,

• Kautionsangaben,

• Betriebskosten- und Verbrauchsdaten,

• Kommunikationsdaten,

• Angaben aus Übergabe- und Abnahmeprotokollen,

• Angaben zu Schäden, Mängeln und Reparaturen,

• sonstige für die ordnungsgemäße Verwaltung erforderliche Angaben.

Herkunft der Daten

Personenbezogene Daten können insbesondere stammen von:

• dem jeweiligen Eigentümer oder Auftraggeber,

• einer vorherigen Haus- oder Mietverwaltung,

• Bevollmächtigten,

• Mietern oder sonstigen Bewohnern,

• Dienstleistern und sonstigen am Verwaltungsverhältnis beteiligten Personen oder Stellen,

• Behörden oder anderen öffentlichen Stellen, soweit eine gesetzliche Grundlage besteht,

• rechtmäßig genutzten öffentlich zugänglichen Quellen, soweit dies im Einzelfall erforderlich und zulässig ist.

Zwecke der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zu folgenden Zwecken:

• Übernahme und Durchführung der Mietverwaltung,

• Kommunikation mit Mietern, Eigentümern und sonstigen Beteiligten,

• Verwaltung und Dokumentation von Mietverhältnissen,

• Überwachung und Zuordnung von Mietzahlungen,

• Erstellung und Bearbeitung von Abrechnungen,

• Bearbeitung von Kautionen, soweit beauftragt,

• Organisation von Reparaturen und Instandhaltungsmaßnahmen,

• Bearbeitung von Schäden und Mängeln,

• Durchführung von Wohnungsübergaben und -abnahmen,

• Durchführung sonstiger Verwaltungsaufgaben,

• Erfüllung gesetzlicher Pflichten,

• Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Soweit kein unmittelbarer Vertrag zwischen uns und der betroffenen Person besteht, erfolgt die Verarbeitung insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Das berechtigte Interesse liegt in der ordnungsgemäßen, effizienten und rechtssicheren Verwaltung der betreffenden Immobilie sowie in der Wahrnehmung der berechtigten Interessen des jeweiligen Eigentümers beziehungsweise Auftraggebers.

Soweit gesetzliche Verpflichtungen bestehen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Besteht mit der betroffenen Person selbst ein Vertrag oder werden auf deren Wunsch vorvertragliche Maßnahmen durchgeführt, kann Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO einschlägig sein.

Soweit wir personenbezogene Daten nicht unmittelbar von Ihnen erhalten haben, werden Ihnen die nach Art. 14 DSGVO erforderlichen Informationen innerhalb der gesetzlichen Fristen zur Verfügung gestellt. Erfolgt zuvor eine unmittelbare Kommunikation mit Ihnen, wird spätestens dabei auf diese Datenschutzinformation hingewiesen, soweit keine gesetzliche Ausnahme von der Informationspflicht besteht.

6.5 Tippgeber, Kooperationspartner und Geschäftspartner

Wenn Sie als Tippgeber, Kooperationspartner, Dienstleister oder sonstiger Geschäftspartner mit uns in Kontakt treten oder zusammenarbeiten, verarbeiten wir die für die Anbahnung, Durchführung und Abwicklung der jeweiligen Geschäftsbeziehung erforderlichen personenbezogenen Daten.

Hierzu können insbesondere gehören:

• Vor- und Nachname,

• Kontaktdaten,

• Unternehmens- und Funktionszugehörigkeit,

• Vertragsdaten,

• Kommunikationsdaten,

• Angaben zu vermittelten Hinweisen oder Geschäftsvorgängen,

• Rechnungs- und Abrechnungsdaten,

• Bankverbindungsdaten,

• steuerlich und buchhalterisch erforderliche Angaben.

Besteht der Vertrag unmittelbar mit der betroffenen natürlichen Person oder werden auf deren Wunsch vorvertragliche Maßnahmen durchgeführt, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Handelt eine Person als Ansprechpartner eines Unternehmens oder einer anderen Organisation, kann die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Anbahnung, Durchführung und Pflege der jeweiligen Geschäftsbeziehung sowie in einer effizienten geschäftlichen Kommunikation.

Soweit steuer-, handels- oder sonstige gesetzliche Pflichten bestehen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

6.6 Immobilienfotografie und Objektaufnahmen

Im Rahmen von Foto-, Video-, Drohnen- oder 360-Grad-Aufnahmen können neben der Immobilie auch personenbezogene oder personenbeziehbare Informationen erfasst werden.

Wir achten darauf, dass für den jeweiligen Auftrag nicht erforderliche personenbezogene Inhalte möglichst nicht aufgenommen beziehungsweise vor einer Veröffentlichung entfernt oder unkenntlich gemacht werden.

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des jeweiligen Auftrags auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit der Vertrag mit der betroffenen Person besteht.

Soweit berechtigte Interessen des Auftraggebers oder von Gratza Immobilien betroffen sind und keine überwiegenden Interessen der betroffenen Personen entgegenstehen, kann die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen.

Soweit im Einzelfall eine Einwilligung erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

7. Kundenportal

7.1 Zweck des Kundenportals

Wir stellen berechtigten Kunden und gegebenenfalls von ihnen autorisierten Personen ein geschütztes Kundenportal zur Verfügung.

Das Kundenportal kann insbesondere dazu dienen,

• auftrags- und objektbezogene Informationen bereitzustellen,

• Dateien und Dokumente bereitzustellen, hochzuladen oder auszutauschen,

• Fotografien, Bildergalerien, Grundrisse und sonstige Objektunterlagen anzuzeigen,

• 360-Grad-Rundgänge bereitzustellen,

• Bearbeitungsstände und zugeordnete Objekte darzustellen,

• die auftragsbezogene Kommunikation und Zusammenarbeit zu erleichtern.

7.2 Verarbeitete Daten

Bei Einrichtung und Nutzung eines Benutzerkontos können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Name,

• gegebenenfalls Unternehmens- oder Organisationszugehörigkeit,

• E-Mail-Adresse und weitere Kontaktdaten,

• Benutzername, Kundennummer oder interne Benutzerkennung,

• Authentifizierungsdaten, insbesondere technisch gespeicherte Passwort-Hashes,

• zugeordnete Kunden, Aufträge, Objekte, Ordner und Berechtigungen,

• bereitgestellte, hochgeladene oder heruntergeladene Dateien,

• Fotos, Grundrisse und 360-Grad-Rundgänge,

• Zeitpunkt und Umfang von Portalzugriffen,

• Anmeldeversuche,

• IP-Adresse,

• Browser- und Geräteinformationen,

• technische Sicherheits- und Protokolldaten,

• Änderungen und Freigaben, soweit diese technisch protokolliert werden.

7.3 Herkunft der Daten

Die Daten erhalten wir regelmäßig unmittelbar von der betroffenen Person.

Soweit ein Benutzerkonto durch einen Auftraggeber, ein Unternehmen oder eine andere berechtigte Stelle für eine andere Person eingerichtet oder veranlasst wird, können die hierfür erforderlichen Kontakt- und Berechtigungsdaten auch von diesem Auftraggeber beziehungsweise dieser Stelle stammen.

7.4 Zwecke und Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung der vertraglich vereinbarten Leistungen, zur sicheren Zuordnung von Inhalten und Berechtigungen sowie zur Durchführung und Dokumentation des jeweiligen Auftrags.

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO ist Rechtsgrundlage, soweit die Verarbeitung zur Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags mit der betroffenen Person erforderlich ist.

Soweit Portalnutzer für ein Unternehmen, einen Eigentümer, Auftraggeber oder eine andere Stelle handeln, kann die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen. Das berechtigte Interesse liegt in einer sicheren, geordneten und effizienten digitalen Auftragsabwicklung.

Technische Sicherheits- und Protokolldaten werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet. Das berechtigte Interesse besteht insbesondere in der Zugangskontrolle, Systemsicherheit, Fehleranalyse, Missbrauchsverhinderung und Nachvollziehbarkeit sicherheitsrelevanter Vorgänge.

Soweit gesetzliche Aufbewahrungs- oder Nachweispflichten bestehen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

7.5 Erforderlichkeit der Bereitstellung

Die für die Einrichtung eines Benutzerkontos als Pflichtangaben benötigten Daten sind erforderlich, um den Portalzugang einzurichten, den Benutzer zu identifizieren und die vorgesehenen Inhalte und Berechtigungen sicher zuzuordnen.

Ohne diese Daten kann ein persönlicher Portalzugang nicht oder nur eingeschränkt bereitgestellt werden.

7.6 Berechtigungen und Zugriff

Der Zugriff auf nicht öffentliche Bereiche des Kundenportals ist auf berechtigte Benutzer beschränkt.

Inhalte werden entsprechend der jeweiligen Kunden-, Objekt-, Ordner- und Berechtigungszuordnung bereitgestellt.

Benutzer sind verpflichtet, ihre Zugangsdaten vertraulich zu behandeln und nicht an unberechtigte Dritte weiterzugeben.

Soweit Dateien personenbezogene Daten anderer Personen enthalten, dürfen diese nur hochgeladen oder bereitgestellt werden, wenn hierfür eine ausreichende Rechtsgrundlage besteht und die betreffenden Informationen für den jeweiligen Zweck erforderlich sind.

7.7 Öffentliche Freigabelinks und veröffentlichte Rundgänge

Bestimmte Inhalte, insbesondere 360-Grad-Rundgänge oder vergleichbare Präsentationen, können über einen gesonderten öffentlichen Freigabelink ohne persönliche Anmeldung abrufbar gemacht werden.

Eine solche Bereitstellung erfolgt nicht automatisch, sondern nur im Rahmen des jeweiligen Auftrags beziehungsweise einer entsprechenden Freigabe.

Personen, denen ein Freigabelink bekannt wird, können auf die freigegebenen Inhalte zugreifen. Vor einer öffentlichen Freigabe ist deshalb darauf zu achten, dass keine privaten, vertraulichen oder für den Veröffentlichungszweck nicht erforderlichen personenbezogenen Inhalte sichtbar sind.

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des jeweiligen Auftrags auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder – bei Handeln für einen anderen Auftraggeber – auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Soweit für die Veröffentlichung bestimmter personenbezogener Inhalte eine Einwilligung erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

7.8 Speicherdauer im Kundenportal

Benutzerkonten und portalbezogene Inhalte werden grundsätzlich so lange gespeichert, wie dies für die Durchführung des jeweiligen Auftrags, die Bereitstellung des Portals oder die Erfüllung vertraglicher beziehungsweise gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

Nach Beendigung eines Vertragsverhältnisses oder Wegfall des Bereitstellungszwecks werden Zugänge deaktiviert und Daten gelöscht oder in ihrer Verarbeitung eingeschränkt, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, berechtigten Nachweisinteressen oder laufenden Rechtsansprüche eine weitere Speicherung erfordern.

Technische Sicherheits- und Protokolldaten werden gelöscht, sobald sie für den jeweiligen Sicherheits-, Fehleranalyse- oder Nachweiszweck nicht mehr erforderlich sind.

Bei konkreten Sicherheitsvorfällen können die betreffenden Daten bis zur abschließenden Klärung und, soweit erforderlich, darüber hinaus im Rahmen gesetzlicher Verjährungsfristen gespeichert werden.

Soweit Daten in regulären Sicherungskopien enthalten sind, werden sie im Rahmen der vorgesehenen Sicherungs- und Überschreibungszyklen entfernt.

8. Cookies, Sitzungsdaten und ähnliche Technologien

Unsere Webseite und das Kundenportal können technisch notwendige Cookies oder vergleichbare Speichertechnologien verwenden.

Im Kundenportal können insbesondere Sitzungsinformationen gespeichert werden, um

• eine Anmeldung aufrechtzuerhalten,

• den Benutzer sicher zu erkennen,

• Berechtigungen zu prüfen,

• Sicherheitsfunktionen bereitzustellen,

• die gewünschte Portal-Funktion zu ermöglichen.

Soweit das Speichern von Informationen auf Ihrem Endgerät oder der Zugriff auf bereits dort gespeicherte Informationen unbedingt erforderlich ist, um einen von Ihnen ausdrücklich gewünschten digitalen Dienst bereitzustellen, erfolgt dies auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

Die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt abhängig vom Zweck insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO.

Technisch notwendige Sitzungsinformationen werden grundsätzlich nach Beendigung der Sitzung oder nach Ablauf der technisch vorgesehenen Gültigkeitsdauer gelöscht.

Soweit nicht notwendige Cookies oder vergleichbare Technologien für Analyse-, Komfort-, Marketing- oder vergleichbare Zwecke eingesetzt werden, erfolgt deren Speicherung beziehungsweise der Zugriff auf Informationen im Endgerät nur nach einer hierfür erforderlichen Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG.

Die damit verbundene Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Werden künftig zusätzliche Analyse-, Karten-, Video-, Social-Media-, Marketing- oder sonstige externe Dienste eingesetzt, wird diese Datenschutzerklärung entsprechend der tatsächlich eingesetzten Dienste angepasst.

9. Hosting und technische Dienstleister

Unsere Webseite und das Kundenportal werden bei folgendem Hosting-Dienstleister betrieben:

IONOS SE
Elgendorfer Straße 57
56410 Montabaur
Deutschland

Der Hosting-Anbieter kann personenbezogene Daten verarbeiten, die beim Betrieb unserer Webseite und des Kundenportals anfallen.

Hierzu können insbesondere gehören:

• Server-Logfiles,

• IP-Adressen,

• technische Zugriffsdaten,

• Datenbanken,

• Benutzerkonten,

• im Kundenportal gespeicherte Dateien und Inhalte,

• Sicherungskopien und technische Systemdaten.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung, Speicherung, Wartung und Absicherung unseres Online-Angebots.

Rechtsgrundlage für unsere Nutzung des Hosting-Dienstleisters ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer zuverlässigen, sicheren und effizienten Bereitstellung unserer Webseite und unseres Kundenportals.

Soweit das Hosting der Durchführung eines Vertrags dient, kann zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO einschlägig sein.

Soweit der Hosting-Anbieter personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

10. SSL- beziehungsweise TLS-Verschlüsselung

Unsere Webseite und das Kundenportal nutzen aus Sicherheitsgründen eine SSL- beziehungsweise TLS-Verschlüsselung.

Dadurch wird das Risiko vermindert, dass übermittelte Daten während der Übertragung von unberechtigten Dritten mitgelesen oder verändert werden.

Ein vollständiger Schutz sämtlicher Datenübertragungen über das Internet kann jedoch technisch nicht garantiert werden.

11. Datensicherheit

Wir treffen unter Berücksichtigung des Stands der Technik, des Umfangs und Zwecks der jeweiligen Verarbeitung sowie der bestehenden Risiken angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten.

Hierzu können je nach Verarbeitung insbesondere gehören:

• Zugriffsbeschränkungen,

• Benutzer- und Berechtigungskonzepte,

• sichere Authentifizierungsverfahren,

• verschlüsselte Datenübertragung,

• technische Schutzmaßnahmen,

• Datensicherungen,

• Protokollierungs- und Sicherheitsmaßnahmen,

• organisatorische Regelungen zum Umgang mit personenbezogenen Daten.

Die Sicherheitsmaßnahmen werden überprüft und bei Bedarf an geänderte technische oder organisatorische Anforderungen angepasst.

12. Empfänger und Weitergabe personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten werden nur weitergegeben, wenn dies

• zur Bearbeitung einer Anfrage,

• zur Durchführung eines Vertrags,

• zur Durchführung eines Auftrags,

• aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung,

• zur Wahrung berechtigter Interessen,

• zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder

• aufgrund einer wirksamen Einwilligung

erforderlich beziehungsweise zulässig ist.

Je nach Auftrag oder Vorgang können insbesondere folgende Kategorien von Empfängern in Betracht kommen:

• Eigentümer und Auftraggeber,

• Verkäufer und Käufer,

• Vermieter und Mieter,

• Kauf- und Mietinteressenten,

• Bevollmächtigte und sonstige Vertragspartner,

• Notare,

• Rechtsanwälte,

• Steuerberater und sonstige beruflich zur Verschwiegenheit verpflichtete Berater,

• Banken und Zahlungsdienstleister, soweit erforderlich,

• Versicherungen,

• Sachverständige und Gutachter,

• Handwerker,

• Hausmeister- und Gebäudedienstleister,

• Energie- und Versorgungsdienstleister,

• Mess- und Abrechnungsdienstleister,

• Fotografen und sonstige auftragsbezogene Leistungserbringer,

• Software-, Hosting-, Wartungs- und IT-Dienstleister,

• berechtigte Benutzer des Kundenportals,

• Empfänger eines berechtigt freigegebenen öffentlichen Links,

• Behörden,

• Gerichte,

• Finanz- und Strafverfolgungsbehörden sowie

• sonstige öffentliche Stellen, soweit eine gesetzliche Pflicht oder Berechtigung besteht.

Eine Weitergabe personenbezogener Daten zu Werbezwecken erfolgt nicht ohne eine hierfür erforderliche Rechtsgrundlage.

13. Auftragsverarbeitung

Soweit externe Dienstleister personenbezogene Daten ausschließlich nach unseren Weisungen und in unserem Auftrag verarbeiten, werden diese im datenschutzrechtlich erforderlichen Umfang als Auftragsverarbeiter eingesetzt.

Soweit gesetzlich erforderlich, schließen wir mit diesen Dienstleistern einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

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14. Übermittlungen in Drittländer

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt nur, soweit dies für einen eingesetzten Dienst tatsächlich erforderlich ist und die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind.

Je nach Empfänger kann eine Übermittlung insbesondere gestützt werden auf

• einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission,

• einen anerkannten Datenschutzrahmen im Rahmen eines bestehenden Angemessenheitsbeschlusses,

• von der Europäischen Kommission genehmigte Standardvertragsklauseln oder

• eine andere nach der DSGVO zulässige Rechtsgrundlage.

Auf konkrete Drittlandverarbeitungen wird in dieser Datenschutzerklärung bei dem jeweils betroffenen Dienst gesondert hingewiesen.

15. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten grundsätzlich nur so lange, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist.

Nach Wegfall des jeweiligen Zwecks werden die Daten gelöscht oder ihre Verarbeitung eingeschränkt, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen rechtlichen Gründe einer Löschung entgegenstehen.

Insbesondere können sich Aufbewahrungspflichten aus

• steuerrechtlichen Vorschriften,

• handelsrechtlichen Vorschriften,

• dem Geldwäschegesetz oder

• sonstigen gesetzlichen Dokumentations- und Nachweispflichten

ergeben.

Daten, die zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind, können außerdem bis zum Ablauf der maßgeblichen gesetzlichen Verjährungsfristen gespeichert werden.

Daten aus allgemeinen Kontaktanfragen werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet wurde und keine vertraglichen, gesetzlichen oder berechtigten Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

Für Mietinteressenten, das Kundenportal und andere besondere Verarbeitungsvorgänge gelten ergänzend die in den jeweiligen Abschnitten beschriebenen Kriterien.

16. Erforderlichkeit der Bereitstellung personenbezogener Daten

Soweit personenbezogene Daten zur Durchführung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind, müssen die hierfür benötigten Angaben bereitgestellt werden.

Ohne diese Daten können wir die betreffende Leistung gegebenenfalls nicht oder nicht vollständig erbringen beziehungsweise den gewünschten Vertrag nicht vorbereiten oder durchführen.

Soweit wir aufgrund gesetzlicher Vorschriften verpflichtet sind, bestimmte personenbezogene Daten zu erheben oder zu überprüfen, ist deren Bereitstellung gesetzlich erforderlich.

Dies betrifft insbesondere gesetzlich vorgeschriebene Identifizierungs- und Mitwirkungspflichten.

Freiwillige Angaben sind grundsätzlich nicht Voraussetzung für die betreffende Leistung, soweit nicht im konkreten Einzelfall etwas anderes angegeben wird.

17. Rechte betroffener Personen

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO: Sie können Auskunft darüber verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten wir über Sie verarbeiten.

• Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO: Sie können die Berichtigung unrichtiger und die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten verlangen.

• Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO: Sie können unter den gesetzlichen Voraussetzungen die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.

• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO: Sie können unter den gesetzlichen Voraussetzungen die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.

• Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO: Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, können Sie verlangen, die von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten beziehungsweise diese an einen anderen Verantwortlichen übermitteln zu lassen.

• Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 DSGVO: Soweit eine Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO beruht, können Sie unter den gesetzlichen Voraussetzungen der Verarbeitung widersprechen.

• Widerruf einer Einwilligung gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO: Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

• Beschwerderecht gemäß Art. 77 DSGVO: Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an die unter Abschnitt 2 genannten Kontaktdaten wenden.

18. Widerruf einer Einwilligung

Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten auf einer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO beziehungsweise Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO beruht, kann die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die aufgrund der Einwilligung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs erfolgt ist.

19. Widerspruchsrecht

Werden personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet, haben Sie gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen.

Nach einem berechtigten Widerspruch verarbeiten wir die betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung ist zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich.

20. Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen geltendes Datenschutzrecht verstößt, können Sie sich gemäß Art. 77 DSGVO bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren.

Für unseren Unternehmenssitz ist insbesondere zuständig:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf
Deutschland

Telefon: 0211 38424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

Sie können sich im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen auch an eine andere zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde wenden.

21. Keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung

Eine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhende Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in vergleichbarer Weise erheblich beeinträchtigt, findet bei Gratza Immobilien derzeit nicht statt.

22. Beschäftigtendaten

Die Verarbeitung personenbezogener Daten von Mitarbeitern, Bewerbern und sonstigen Beschäftigten ist nicht Gegenstand dieser allgemeinen öffentlichen Datenschutzerklärung.

Betroffene Personen erhalten hierzu, soweit erforderlich, gesonderte Datenschutzinformationen für das Beschäftigungsverhältnis.

23. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand September 2026.

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich insbesondere

• gesetzliche Anforderungen,

• unsere Leistungen,

• die eingesetzten technischen Systeme,

• Funktionen unserer Webseite oder unseres Kundenportals,

• eingesetzte Dienstleister oder

• Art und Umfang der von uns durchgeführten Datenverarbeitungen

ändern.